随着科技的进步，计算机已经广泛运用到各个行业中，很多研究机构都建立了信息系统，用以管理数据和展示单位形象，科研机构也是如此。科研管理信息化指的是在进行科研管理的每个环节中，运用现代信息技术及相关的信息资源，建立科研管理网络信息系统，优化科研管理模式，切实提高科研管理的效率和水平。科研管理信息化建设对科研管理具有直接影响。为了更好地进行科研，研究所必须认识到科研管理信息化系统建设的重要性，并采取有效策略做好科研管理信息化建设。
1 建设科研管理信息化系统的意义
在建成科研信息系统化系统之前，人们进行科学研究往往是通过纯人工的方式进行，在做数据处理时往往使用Word和Excel等办公软件。这种处理方式很难帮助科员人员及时有效地掌握最新情况，并且时间比较紧，工作量比较大，重复劳动比较多。特别是每年考核绩效时，相关工作人员要花费大量的时间来统计成果，不但工作量大，花费时间多，还非常容易遗漏，很难保证数据的准确性和及时性。并且，随着业务量的不断增加和数据的不断累积，以往的管理模式已经对科研机构的工作质量以及工作效率造成了很大的影响。
在信息时代，科研管理信息化系统非常重要，其是管理的重要手段。科研机构想要更好地发展，必须实现科研信息化。实现信息化的意义在于能够帮助企业提高管理水平和工作效率，使科研管理决策更加科学，是进行科研管理创新的重要手段，可以提高科研管理工作的水平和效率，提高数据处理本身的安全性和准确性，使科研管理更加规范和科学，更好地共享资源传递成果信息。同时，信息化系统也是科研活动人员以及科研管理人员之间的纽带。
2 科研管理信息系统的构建和完善
2.1 科研管理信息化系统的构建方案
建立集行政管理活动、科研活动等全研究所事物为一体的研究所内部网络平台，并将网络平台作为基础，建立独立性较强的功能应用系统，如人事管理信息化系统、科研管理信息化系统等。科研管理信息化系统通过网络平台可以进行所有资料的调动，经过处理，从而形成自己的人员数据库。建立科研管理信息化系统时，应全面考虑研究所科研管理的日常流程和相关的业务，并将其作为基础，建立一个能够相互联系和沟通的科研信息环境。在这个系统中进行科研信息的收集、科研信息的传递、科研信息的处理、科研信息的储存、科研信息的反馈以及科研系统的应用，从而确保每个流程都能够顺利进行；还应全面考虑内外环境条件发生的实际变化，将科研信息本身的作用更好地发挥出来。在构建科研管理信息化系统时应包含以下模块：如纵向项目管理/横向项目管理模块、科研成果管理模块、经费管理模块、基地管理模块、学术活动管理的模块、考核管理的模块以及统计管理的模块等。
2.2 科研管理信息化系统的模式
在使用科研管理信息化系统时，拥有权限的往往是以下几种用户：科研人员、科研秘书、科研管理人员、系统管理员等。科研人员指的是在一线开展科研的工作人员，科研人员需要做好科研项目、科研成果以及获奖情况的申报工作、登记工作、查询工作、统计工作和维护工作等。对于科研管理信息化系统而言，绝大多数的业务数据都是科研人员输入并产生的。科研秘书有权限审核、查询以及统计相关的科研信息。科研管理人员往往是科研所的领导，其有权限查看科研所的科研信息。纵向科研管理人员和横向科研管理人员往往是研究所的科技处理工作人员，需要做好科研所的纵向管理和横向管理工作，具有审核权限、维护权限、统计权限以及查询权限等。系统管理员往往是某个项目的领导或者是分管领导，可以进行纵向数据以及横向数据的统计和查询。
以内部网络平台作为基础进行科研信息化管理模式的建立，其核心是功能比较强大的网络科研信息化管理体系，也是联系科研所各个部门之间的一个重要渠道，能够很好地规范、分析、整合和归类各个部门以及个人所提供的那些比较凌乱的数据。科研人员通过信息化管理系统能够成为与其联系紧密的信息载体，可以随时进行交流和沟通，并进行信息的提供和获取。
2.3 科研管理信息化系统功能的模块
在进行科研管理信息化系统建设时，可以选择B/S/DBMS三层模式进行设计，也就是浏览器和WEB服务器以及数据库服务器这三层重要的系统结构。系统功能则包含科研信息服务、科研信息管理这两个重要的组成部分，科研信息管理系统主要是科员管理人员进行的网络化管理体系的构建，通过科研信息管理能够切实实现科研管理的现代化，而科研信息服务则是给研究人员提供相关的科研信息，为其更好地进行科研提供服务。
2.3.1 科研信息管理部分
这一部分的使用者往往是科研管理人员，有助于科研人员比较轻松地进行科研信息管理，并使科研管理工作更加规范和科学。科研信息管理部门主要以下几种模块：（1）纵向项目管理。主要包含纵向项目本身的立项管理、纵向项目的变更管理、纵向项目的结题管理、纵向项目的过程管理、纵向项目的维护以及纵向项目的查询等；（2）横向项目管理。主要包含横向项目的立项管理、横向项目的变更管理、横向项目的结题管理、横向项目的维护管理以及横向项目的查询管理；（3）经费管理。也就是管理项目经费，主要包含立项经费管理、到账经费管理、配套管理等，在管理好这些基本信息的情况下，还需建立经费明细；（4）成果管理。主要包含论文管理、鉴定成果管理等，对于各种成果需要做好审核、登记、维护以及查询方面的工作；（5）需要做好基地管理，主要包含管理基地信息、管理基地申报等；（6）学术活动管理，主要包含学术交流管理、学术会议管理以及学术报告的管理；（7）考核管理。主要包含考核方案的管理、考核结果的查询、考核计算管理以及考核结果管理和考核工作量分摊；（8）统计管理。统计管理需要给业务部门提供其需要的相关统计信息；（9）系统管理。主要管理模块的查看授权工作、角色权限工作、对象的属性以及相关参数的设置，其管理的对象是系统本身。
2.3.2 科研信息服务部分
这一部分主要包含横向项目管理、纵向项目管理、基地管理、成果管理以及考核管理等几个重要的模块，能够帮助科研人员更好地参与到科研管理中去，并为科研人员开展科研工作提供信息服务。
3 结语
构建和完善科研管理信息化系统能够切实提高研究所的工作水平以及效率，随着社会经济的发展，科研机构也在不断发展，科研人员数量在不断增加，科研项目以及科研成果等信息也愈加庞大，给科研系统带来巨大的压力。再则，国家和地方的科研主管部门在管理科研经费管理时也愈加严格，要求科研部门的科研经费必须和预算达成一致，若能统一和共享科研管理系统和财务报账系统的相关信息，能够为更好地使用科研经费奠定良好的基础。
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（作者供职于中国农业科学院烟草研究所）
